Referat fra bestyrelsesmøde 12. februar 2018

EF Tønderhus bestyrelsesmøde

12. februar 2018 kl.19 hos Magnus

Dagsorden – Bestyrelsesmøde
Til stede: Magnus, Katrine, Thomas og Per
Fraværende: Vera og Line

  1. Valg af dirigent og referent – Katrine og Thomas
  2. Handlingsplan
    1. Martini
      1. Status? Konto nummer til betaling af manglende faktura på container bestilling indhentet hos DEAS. Der mangler et korrekt bilag til videresendelse, men mail ligger klar til afsendelse.
    2. Status vaskeri
      1. Serviceaftale: Forkerte installationer plus maskine der fejler periodisk, gør at bestyrelsen lige afventer med en accept af denne. Bestyrelsen følger samtidig op på den maskine der ikke fungerer periodisk hos leverandøren af denne. Samtidig følger bestyrelsen op i forhold til ventilation og tilladelser, der ikke er hænger sammen med kommunens krav.
      2. Påbud fra Kommunen: Bestyrelsen har deadline onsdag 14-02-2018 og vi har hentet  tilbud på 3 forskellige løsninger, hvoraf 2 var udtræk mod gården. Bestyrelsen valgte den løsning mod gården med det tyndeste rør, som vi forventer er nemmest at få godkendelse til, som samtidigt har en meget støjsvag ventilator, så beboerne i nærheden ikke skal døje med flere støjgener.
      3. Dialogmøde: Bestyrelsen fik forklaret, at de har handlet i god tro under hele forløbet, og har på ingen måde intentioner om at genere beboere i ejendommen. Der blev forklaret, at kommunen har givet et påbud i forhold til aftræk fra tørretumblerne, hvor bestyrelsen er ved at finde den bedste løsning på dette problem. Rådgivning fra både håndværkere og kommune har været misinformerende, og derfor er vi havnet med denne ubehagelige sag, der har påvirket både bestyrelsen og de resterende beboere, der var mødt op.
        Herefter gik det over i en samtale med beboerne omkring den dialog, der foregår både i forhold til at kontakte bestyrelsen og beboernes egen side på Facebook. Der blev belyst en del problematikker og løsningsforslag, som bestyrelsen vil forsøge at arbejde videre med. Bestyrelsen fik samtidig forklaret, at bestyrelsen altid er klar til dialog og svare på spørgsmål, men for beboernes egen skyld, skal der sendes en mail til bestyrelsen, da alle medlemmer på den måde er indraget i sagen. Samtidig sikrer vi at alle informationer er intakte, når bestyrelsen tager bestik af sagen. Generelt var det et godt møde med virkelig gode inputs fra de fremmødte.
  3. Meddelelser / Information (kort)
    1. Formanden
      1. Ny administrator: Der er nu løbende kommunikation med vores nye kontaktperson, der skal overtage fra den gamle administrator DEAS. De er i gang med at få alle arkiverede ting fra vores gamle administrator. Rent praktisk fortsætter vi med den gamle administrator til 30. marts.
        Der er også et nyt IT-system tilknyttet vores løsning hos den nye administrator. Mange af disse er allerede dækket af vores nuværende hjemmeside, men vi kan måske med fordel integrerer en del af det nye system. Dog skal vi være opmærksomme på, at vi ikke nødvendigvis kan få data ud af deres system på en nem måde ved valg af en ny administrator i fremtiden.
      2. Generalforsamling: Denne vil blive afholdt den 17. april klokken 18 i sportscaféen på Genforeningspladsen. En repræsentant fra den nye administrator kommer og deltager på mødet.
    2. Viceværten:
      – Skilte til kælderrum er kommet, og vil blive sat på de ekstra rum løbende. To af de ekstra kælderrum mangler at blive redegjort for. Dog har vi fået kontakt til den ene nu, så vi håber dette også sker med det sidste hurtigt.
      – Kælderrum og vaskekort betalinger blev opgjort, og videresendt til administrator.
      –  Viceværten har prøvebestilt en kasse af Bioposer. Da der er begrænset levetid på disse, vælger vi at se det som en forsøgsordning. Hvis vi ikke får afsat nok poser, vil viceværten ikke bestille for eftertiden, men henvise beboerne til kommunens hjemmeside, som bestyrelsen allerede har gjort det på vores egen hjemmeside.
      – Faldstamme i 245, 2. th. der lækker. Den er svær at komme til, og Østblik skal ud og kigge på den.
    3. Altanudvalget – Bestyrelsen gennemgik det opslag som udvalget har lagt på hjemmesiden. Bestyrelsen glæder sig til at høre mere om dette i nærmere fremtid.
  4. Sager til debat
    1. Baseret på indkomne mails fra beboere – Ingen indkomne mails fra beboere af en karakter, der krævede behandling eller beslutning.
    2. Baseret på indkomne mails fra bestyrelsen – Ingen indkomne mails fra bestyrelsen til behandling i denne omgang.
  5. Sager til beslutning
    1. Vaskeri
      1. Ventilation mv: Bestyrelsen afventer nu godkendelse fra kommunen på den tidligere diskuterede løsning, før vi kan gå videre med tilbuddet. Bestyrelsen afventer samtidigt godkendelse af budget fra generalforsamlingen.
    2. Generalforsamling
      1. Budget revideres?
        Et opdateret budgetforslag vil blive gennemgået på næste møde, og vil selvfølgelig blive præsenteret for beboerne på generalforsamlingen.
      2. Beretning – Bestyrelsen skriver et afsnit ind omkring vaskerisagen, skift af administrator og i forhold til dialog. Dette blev besluttet på baggrund af den senere tids begivenheder.
      3. Forslag fra bestyrelsen – Vi kommer ikke med nogle deciderede forslag, men vil forsøge at belyse de efterhånden store omkostninger ved at nogle beboere ikke deltager på lige fod med andre i forhold til at overholde ordensregler, skille sig af med affald mm.
  6. Evt.
    Ingen ting under eventuelt i denne omgang.
  1. Kommende møder
    1. Bestyrelsesmøde – d. 13. marts kl.19 hos Thomas
    2. General forsamling 17. april i Sportscafeen (Genforeningspladsen 54) kl.18