Referat 9. juli 2019

Til referat
Mødet blev afholdt tirsdag d. 9. juli 2019 kl. 19:00 i bestyrelseslokalet.
Bestyrelsen var fuldtalligt til stede (formand og fire bestyrelsesmedlemmer).

Derudover var EF Tønderhus’ vicevært til stede. Fraværende var begge suppleanter.
1.    Referat fra sidste møde
Referatet blev godkendt på mødet.

2.    Veranda / råd / murværk 235 F, st. tv.
Vicevært orienterede om at han og murer har inspiceret en fugtskade, der er anmeldt på adressen. Det kan konstateres at der har været en skade, dog er der umiddelbart ingen bekymring for varig skade på murværket, især da der er en låge til at foretage udluftning.
Bestyrelsen besluttede at der på baggrund af forsikringsselskabets inspektion og ejerforeningens egen inspektion ikke skal foretages yderligere reparationer på ejendommens murværk, ligesom der henstilles til at beboeren sørger for udluftning til murværket gennem den lem der findes i verandaen, jf. murerens anbefalinger.

3.    Altaner
Et bestyrelsesmedlem orienterede om status på altanprojektet. Altanleverandøren har meddelt bestyrelsen, at de forventer at have en godkendelse på altanprojektet i august 2019, men at dette er forbundet med stor usikkerhed grundet forhold i Københavns Kommunes forvaltning.

4.    Duer, hvad er der sket, hvad skal der ske
Naturstyrelsen, Københavns Kommune og Rentokil har vejledt bestyrelsen i reglerne der gælder for indfangningen af byduer med risiko for bifangst af ringduer uden for jagtsæson.
Der foreligger en politianmeldelse på ejerforeningen og rentokil for metoden for indfangningen af duer.
Indfangningen af duerne er stoppet pr. 27. juni 2019
Bestyrelsen besluttede at indfangningen af byduer skal igangsættes med bur, når jagtsæsonen på ringduer er åben til efterår/vinter. I forbindelse med opstarten på indfangningen overvejer bestyrelsen at afholde et informations/beboermøde i gården eller lignende, hvor beboere har mulighed for at spørge ind til indfangningen.
Naturstyrelsen foreslog, at de to høje fyrretræer fældes, samt at busken over renovationsskuret studses, for at forebygge redebygning for duer fremover.
Bestyrelsen besluttede at busken over affaldsskuret skal studses både med det formål at pleje det, men også med den sideeffekt at det afskrækker byduer. Der er behov for at hyre en professionel, da det kræver arbejde i højden og specialudstyr.

5.    GF-referat
Bestyrelsen drøftede generalforsamlingsreferatet og godkendte det på mødet.

6.    Sommerfest
Bestyrelsen drøftede sommerfesten, som et enkelt bestyrelsesmedlem er tovholder på. Der er kommet to tilmeldte til at hjælpe med at arrangere sommerfesten.
Bestyrelsen har besluttet at afsætte maksimalt 10.000 kr. af til afholdelse af sommerfesten.

7.    Det halve træ
Bestyrelsen besluttede at det halve træ bliver fældet; dette ved ejerforeningens vicevært.
Bestyrelsen besluttede at der skal findes en måde for beboerne i ejerforeningen at stemme om de to andre nåletræer i ejerforeningen skal fældes eller ej.  Bestyrelsesformanden har fået opgaven med at spørge ejendomsadministrationen om en måde at foretage en afstemning på.

8.    Stigestrenge opstart 6/8
Bestyrelsesformanden orienterede om at der er blevet varslet opstart af stigestrengsprojekt til beboerne 237-235A tv.

9.    Opsamling fra bestyrelsens drøftelse torsdag d. 20. juni 2019
Bestyrelsen drøftede tiltaget med dueindfangning i burer og den varsling som en beboer og Dansk Ornitologisk Forening har givet på at politianmelde ejerforeningen. Bestyrelsen besluttede at et bestyrelsesmedlem skulle kontakte de relevante myndigheder og skadedyrsbekæmper for at kortlægge de regler, der gælder for området for at tilsikre at indfangelsen er lovlig.
Bestyrelsen drøftede forholdet om suppleanternes rettigheder i bestyrelsen som kom op på sidste møde.
Bestyrelsen drøftede vandskaden i 233B, 3th.

10.    Nyt fra vicevært
Vicevært orienterede om at der er bestilt 32 cykelstativer.
Vicevært har konstateret at der er behov for at lappe hullerne i facaden ud fra det gamle Martinis skilte.
Vicevært orienterede om en potentiel vandskade i 235F som bestyrelsen ikke har kendskab til.

11.    Eventuelt
Bestyrelsen drøftede at der er observeret adskillige varevogne i de sidste mange måneder, der er parkeret ulovligt.
Et bestyrelsesmedlem orienterede viceværten om at der er behov for at fjerne blade, der samler sig ved trappeopgangenes fuger.
Et bestyrelsesmedlem orienterede om behov for at afholde omkostninger til vedligeholdelse af gårdmiljøets møbler.

12.    Dato for næste møde
Der er aftalt bestyrelsesmøde d. 13. august 2019 kl. 19.

Referat fra bestyrelsesmødet 2. maj

Bestyrelsesmøde kl. 19:30 torsdag d. 2. maj 2019

Bestyrelsen var fuldtalligt til stede (formand og 4 bestyrelsesmedlemmer) samt 1 suppleant.
Derudover var EF Tønderhus’ tidligere formand og et bestyrelsesmedlem til stede

1.    Overlevering fra tidligere bestyrelse
Den afgående formand og bestyrelsesmedlem berettede om tidligere kutyme og oplyste om diverse emner til den nye bestyrelse.

2.    Bestyrelsens sammensætning og opgaver jf. ejerforeningens vedtægter
Bestyrelsen har besluttet hvilke bestyrelsesmedlemmer, der er skrevet op til et bestemt antal år jf. vedtægterne.

3.    Sager til beslutning
a.Beslutning taget om at godkende flytning af en bagtrappedør i en lejlighed i stueetagen.
b.Beslutning taget om at godkende en tilsendt lejekontrakt.

4.    Næste bestyrelsesmøde
Tirsdag d. 11. juni 2019 kl. 19:00

Bestyrelsesmøde 12. februar 2019 referat

EF Tønderhus Bestyrelsesmøde

Til stede: 4 medlemmer, 1 suppleant og viceværten –  Fraværende: 1 suppleant og 1 medlem

  1. Valg af dirigent (Katrine) og referent (Thomas)
  2. Handlingsplan
    Ingen nævneværdige ting.
  3. Meddelelser / Information (kort)
    1. Formanden – Der kommer til at ske udskiftninger i bestyrelsen bl.a. pga. fraflytninger. Derfor vil bestyrelsen opfordre til at alle interesserede stiller op.
    2. Ødelagt fortov – Vi får fat i entreprenør, da kommunen anbefalede foreningen dette frem for at lade regningen komme direkte fra dem. Den løsning ville nemlig øge omkostningerne for opgaven.
    3. Radon hos institutioner – Kommunen tjekker for radon hos institutioner der lejer i foreningen. Dette vil ske uden nogle andre ejere bliver berørt.
    4. Altaner – Der er kommet en tilbagemelding fra kommunen på altanerne, og der er indsendt en revidering af ansøgningen.
  4. Viceværten
    1. Branddørstilbud – Vedligeholdsesplan opdateres med branddørstilbud i kældergangen.
    2. Vandskade konstateret – Der er problemer med at finde fejlkilden til utætheder. Det er foreslået at få en uvildig rådgiver på, der kan konstatere hvor fejlen ligger.
  5. Sager til debat
    1. Baseret på indkomne mails fra beboere
  • En beboer har en anden ejendom og ønsker at bruge samme nøgle til denne. Dette vil skabe præcedens for at alle andre beboere også skal have lov til at få samme lås og nøgle til sommer hus mv. Dette kan derfor skabe unødvendig meget arbejde for bestyrelsen eller viceværten. Det vedtages enstemmigt at sige nej til dette.
  1. Baseret på indkomne mails fra bestyrelsen – Ingen nævneværdige mails i denne omgang.
  2. Sager til beslutning
  • Tilbud på hovedtrapper LED lys på resterende 13 opgange. Prisen findes fornuftig og inden for det budgeterede. Tilbuddet vedtages enstemmigt igennem.
  1. Evt.
  • Der er lavet budgetforslag og vi har forhørt om en dato for generalforsamling. Der er ikke nogen tilbagemelding for nuværende.
  • Varsling omkring oprydning i kældergange skal laves, da der igen står mange ting i noglekældergange.
  1. Kommende møder
  • Bestyrelsesmøde – Tirsdag d. 12/03 kl. 18.30 i mødelokalet

Bestyrelsesmøde 14. november 2018 kl.19:30

EF Tønderhus Bestyrelsesmøde

14. november 2018 kl.19:30 i Bestyrelsesrummet

Til stede: 4 medlemmer, 1 suppleant og viceværten –  Fraværende: 1 suppleant og 1 medlem

  1. Valg af dirigent (Katrine) og referent (Thomas)
  2. Handlingsplan
    Tømning af gamle vaskeri er nu sket.
    Sletning af mails efter et år kan gøres via. indstilling i mailprogram.
  3. Meddelelser / Information (kort)
    1. Formanden
      Der kommer til at ske udskiftninger i bestyrelsen bl.a. pga. fraflytninger. Derfor vil bestyrelsen opfordre til at alle interesserede stiller op.
    2. Viceværten
      1. Status ventilation
        Mangel på komponent har forsinket en del, men skulle snart kunne færdiggøres
      2. Status stigestrengeprojekt
        Der mangler lidt småting, men ellers er projektet stort set færdigt.
      3. Styring af varmepumpe.
        Nogle beboere, synes ikke at radiatorerne er varme. Bestyrelsen laver et skriv i forhold til den nye varmestyring, der er behov for at forklare at den nye styring opfører sig anderledes.
        Internet til styringen er bestilt, og denne forbindelse, skal samtidig give adgang til internet i mødelokalet.
    3. GDPR 
  4. Sager til debat
    1. Baseret på indkomne mails fra beboere
      1. Grantræ samt julebelysning
        Det besluttes at få tilbud på træfældning af det ene træ, der har fået kappet toppen.
        Julelysene skal rekvireres fra beboeren, der har indkøbt disse, og derefter opsættes i træerne omkring den ene parkeringsplads.
    2. Baseret på indkomne mails fra bestyrelsen
      Cykelparkering ved facaden bliver der indhentet tilbud på, da en frivillige indsats kommer til at tage en del tid før projektet kan stå færdigt.
  5. Sager til beslutning
  6. Evt.
    Det er observeret at nogle beboere hælder mere vand i maskinerne under et program. Dette kan i værste fald ødelægge maskinerne, og bør derfor undgås. Viceværten laver et skriv til ophængning i vaskeriet.
  1. Kommende møder
    1. Bestyrelsesmøde – Onsdag d. 12/12 kl. 19.30 i mødelokalet

Referat fra bestyrelsesmøde 12. september

12. september 2018 kl.19:30 hos Thomas

Til stede: Magnus, Line, Stine, Thomas og Katrine (Per)
Fraværende: Vera og Henriette

  1. Valg af dirigent og referent – Katrine valgt som dirigent og Thomas valgt som referent
  2. Handlingsplan – Handlingsplanen gennemgåes. Automatisk sletning af data i forhold til GDPR skal undersøges videre. Nye ventilationsrør til tørretumblere i vaskeriet er igangsat
  3. Meddelelser / Information (kort)
    1. Formanden
      1. Økonomiopdaterring – For indeværende regnskabsår følger foreningens økonomi på nuværende tidspunkt det vedtagende budget.
    2. Viceværten
      1. Status ventilation – Opstartes i denne uge, og forventes at vare en uges tid eller to
      2. Status stigestrengeprojekt – Håndværkerne er ved at isolere rør, og er nu ved at være i mål.
        Hverken vicevært håndværkere eller bestyrelse, har interesse i at lukke for vandet for vandet, så bestyrelsen finder det ærgerligt, at der ikke er forståelse fra nogle beboere i en situation, der ikke er selvforskyldt.
        Alle beboere opfordres i øvrigt til at rense blandingsbatterier og cisterner, hvis de oplever problemer i forbindelse med udskiftning af stigestrenge.
    3. Altaner – 51 tilmeldte. Administrator har kontrakt til gennemsyn i forhold til det juridiske aspekt. Administrator har desværre lavet en fejl i forhold til Velux løsningen. De pågældende beboere er blevet oplyst herom.
      Altanfirmaet er i gang med at tegne til en ansøgning hos kommunen. Det er derudover besluttet at lave 3 fags cafédøre i kvistene. Der kan være en lille forsinkelse allerede, fordi kommunen på nuværende tidspunkt er mere forsinkede end normalt.
  4. Sager til debat
    1. Baseret på indkomne mails fra beboere – Alle indkomne mails har været spørgsmål beboerne har kunnet finde svar på på hjemmesiden. Vi kan derfor kun opfordrer til, at man lige kigger på hjemmesiden, og evt. bruger dens søgefunktion, da man her kan finde svar på mange af de spørgsmål bestyrelsen tit får.
    2. Baseret på indkomne mails fra bestyrelsen – Ingen input herfra i denne omgang.
  5. Sager til beslutning
      1. Styring til varmt vand – En ny styring er nødvendig – og enstemmigt godkendt, men viceværten undersøger om der findes noget uden så meget fjernkontrol, da dette ikke er nødvendigt. 
      2. Reparation af brønde – Blandt andet er asfalten omkring en brønd ved den ene port faldet sammen. Dette besluttes udbedret.
      3. Trappetrin i gården – Der er 5, der skal fuldstændigt renoveres og 20, der trænger til småreparationer. Dette sættes i gang under forudsætning, at de 20 først sættes i gang næste budgetår.
  6. Evt. – Netværk for bestyrelser i ejerforening er kontaktet, og EF Tønderhus er nu en del af dette netværk.
  1. Kommende møder
    1. Bestyrelsesmøde – d. 10. oktober 2018 kl.19:30 i bestyrelselokalet

Bestyrelsesmøde 14. august 2018

EF Tønderhus Bestyrelsesmøde 14. august 2018

Referat.

Til stede: Thomas, Katrine, Line, Magnus, Stine og Per. Fraværende: Henriette og Vera

  1. Valg af dirigent og referent – Katrine valgt som dirigent og Thomas valgt som referent.
  2. Handlingsplan – Handlingsplanen gennemgåes. Punkter i forhold  til GDPR skal opdateres på mailen.
    Vaskeri ventilation projekt opstartes, og et par tvivlsspørgsmål skal opklares inden den endelige igangsætning. Efter anbefaling vil der også blive monteret vibrationsdæmpende materiale under maskinerne, som gerne skulle afhjælpe de værste støjgener opstået pga. vibrationer
    . Ydermere, vil det blive evalueret om støjisolering i loftet vil kunne afhjælpe yderligere. 
  3. Meddelelser / Information (kort)
    1. Formanden – Intet nyt at berette
    2. Viceværten:
      1. Storskraldscontainer – En ekstra container ønskes til afskaffelse af diverse effekter, og denne vedtages bestilt
      2. Status stigestrengeprojekt – Er stort set færdig. Pt udbedres fejl og mangler
      3. Tilbud til justering af varmepumpen er ikke kommet, og vi  rykker for dette.
    3. Festudvalg (Line) – Arrangementets omfang blev gennemgået, og bestyrelsen ser frem til endnu en god sommerfest.
    4. Altaner (Katrine)
      1. General status – Der er overordnet godt styr på forløbet og nok tilmeldte. Der opsættes et møde med byggesagkyndig, administrator og altanleverandør, for at få styr på detaljer samt underskrevet kontrakt. 
      2. Drop-in møde – Dette forløb godt, og spørgsmål fra beboerne blev besvaret.
      3. Tilmeldinger – Der er allerede samlet nok tilmeldinger, og flere er undervejs.
    5. Vaskeri (Magnus) – Varsling af det begyndende arbejde nævnt i handlingsplanen foreligger, så snart vi har de sidste detaljer på plads.
    6. GDPR (Vera) – Et par punkter blev gennemgået, men en mere detaljeret gennemgang vil finde sted på næste bestyrelsesmøde.
  4. Sager til debat
    1. Baseret på indkomne mails fra beboere
      1. Reparation af vindue – Der bliver sendt et svar til beboeren omkring dette.
      2. Fugt/mug i kælder – I forhold til beskrivelsen fra beboeren, anses dette ikke at være et problem i forhold til, hvad der normalt må forventes i et kælderrum.
      3. Godkendelse af lejekontrakt – Dette godkendes af bestyrelsen uden anmærkninger.
      4. Ændring af nye døre – Disse døre er bestilt og bestillingen kan ikke ændres længere.
    2. Baseret på indkomne mails fra bestyrelsen
      1. Optimering af cykelparkering – Der er igangsat en prøve opsætning på stykket ud mod Borups Allé.
      2. Toppen trimmet på træ – Dette er ikke et arbejde bestilt af bestyrelsen eller gårdudvalget. Derfor må dette anses som en enkelt beboers selvbestaltede projekt, hvilket bestyrelsen tager afstand fra. Bestyrelsen vil opfordre til at man som beboer altid tager kontakt til bestyrelsen, såfremt man har ønsker om ændringer til de nuværende faciliteter, så vi kan lade det indgå i den plan, der er lagt for ejendommen.
  5. Sager til beslutning
    1. Tilbud ”biler ud af gård” – Tegningerne blev gennemgået, og det blev enstemmigt vedtaget at gå videre til godkendelse hos Kommunen.
    2. Tilbud nye cylindre til resterende samt nye døre – Tilbud blev gennemgået og vedtaget.
    3. Maling af porte – Portene trænger efter graffitirensning og det vedtages at få malet disse, så de ikke tager for meget skade hen over vinteren.
    4. Netværk for bestyrelser i ejerforening – Det blev vedtaget at indgå i dette netværk, da det ikke havde nogle økonomiske omkostninger, og ser ud til at vi kan indhente viden/erfaringer fra andre foreninger.
  6. Evt. – Ingen punkter i denne omgang
  1. Kommende møder
    1. Bestyrelsesmøde – d. 12. september 2018 kl.19.30 i bestyrelseslokalet (eller Thomas).

Bestyrelsesmøde 13. juni 2018

EF Tønderhus Bestyrelsesmøde

13. juni 2018 kl.19 

Til stede: Katrine, Thomas, Vera, Magnus (Per).  Fraværende: Line, Stine, Henriette

Dagsorden

  1. Valg af dirigent og referent – Katrine vælges til dirigent og Thomas til referent
  2. Handlingsplan – Denne gennemgåes kort og der er ikke nye bemærkninger
  3. Meddelelser / Information (kort)
    1. Formanden
      1. Økonomi – For indeværende regnskabsår følger foreningsøkonomi på nuværende tidspunkt det vedtagende budget.
    2. Viceværten
      1. Feriemelding – Viceværten hænger info op om sommerferievarsel Bestyrelsen får til ansvar at sørge for sorteringscontainerne i ferieperioden.
      2. Røgalarmer – Er kommet på vores vedligeholdelseplan plan med prisestimat.
      3. Elektronisk p-kontrol – Dette er ikke aktuelt for foreningen for nuværende
    3. GDPR – Der blev givet en gennemgang af, hvad det betyder for foreningen, efter at have deltaget på et møde omhandlende GDPR arrangeret af vores administrator. Der følges op på, hvad det har af betydning i forhold til samarbejde med vores hostning partner og vores administrator hjemmeside.
  4. Sager til debat
    1. Baseret på indkomne mails fra beboere
      1. Tilladelse til lejekontrakt – Denne gives på betingelse af indbetaling af depositum til administrator.
      2. Ekstra Kælderrum – En beboer vil gerne bytte sit kælderrum. Det ekstra rum der er foreslået, er udset til formål til gavn for alle beboere, da det er af en betydelig størrelse og beskaffenhed. Bestyrelsen besluttede i samme ombæring at sætte prisen ned på de små/lave rum, og tilbyder disse billige rum som alternativ.
      3. Trappe ned til kælder repareres? Det besluttes at indhente tilbud, og er allerede tænkt med i  vedligeholdelsesplanen for ejendommen.
      4. Udvidelse terrasse – Tilladelse fra kommunen skal indhentes og forelægges for bestyrelsen samt melding for færdiggørelsen. Så frem disse ting er i orden, ser vi ikke nogen hindring fra bestyrelsen for at ønsket kan efterkommes.
    2. Baseret på indkomne mails fra bestyrelsen
      1. Månedlig ”Vidste Du..?” – Dette blev foreslået som et tiltag til vores allerede eksisterende information på hjemmesiden. Dette ses som en mulighed for at belyse aktuelle emner, og vil kræve en del administration fra bestyrelsens side, men det vedtages at lave en prøveordning i nærmere fremtid.
      2. Optimering af cykelparkering
        1. Cykelparkering under 249E i kælderen – Det vedtages at få undersøgt, hvad der kan lade sig gøre i forhold til at få lavet et cykelrum i hjørnet under 249E, hvor der er en åben plads i kældergangen. Samtidig vil vi forsøge at indhente tilbud på en sådan løsning.
        2. Fjerne hegn langs Alléen – Der er allerede en undersøgelse i gang hos kommunen. Idéen er at inddrage pladsen til cykelparkering med et par buske/træer omkring, så vi får en praktisk anvendelse ud af de områder, der i dag er meget medtagede.
      3. Fjernelse af børnehavens cykler – Det vedtages at kontakte børnehaven, da vi har store problemer med at få plads til de mange cykler, og vi ikke kan have en enkelt “beboer” i ejendommen, der fylder halvdelen af det største cykelrum foreningen stiller til rådighed.
      4. Lås og hegn på skraldeskur – Det blev besluttet ikke at gå videre med dette, på trods af at man godt kunne se nogle fordele i dette. Det blev dog vurderet at ulemper, som folk der glemmer nogler og stiller skrald uden for rummet mm, ikke retfærdiggjorde at bruge penge på dette for nuværende. Samtidig er det muligt at skuret skal have en større overhaling inden for en overskuelig fremtid.
      5. Etablering af festudvalg – For at det ikke kun er bestyrelsen, der skal bestemme omkring sommerfest, besluttedes det at lave et opslag omkring et festudvalg, så vi kan få arrangeret en sommerfest igen i år.
  5. Sager til beslutning
    1. Tilbud ”biler ud af gård” – Der er tidligere indhentet tilbud og det mest relevante blev gennemgået for bestyrelsen og besluttet igangsat.
    2. Viceværtens opgaver – Der blev gennemgået et forslag til en arbejdsbeskrivelse, der skal gøre det nemmere for viceværten, fremtidige bestyrelser og beboere at overskue hvilke ansvarsområder, der rent faktisk ligger hos viceværten, bestyrelse og beboere.
  6. Evt.
  1. Kommende møder
    1. Bestyrelsesmøde – d. 14. august 2018 kl.19

EF Tønderhus Bestyrelsesmøde 8. maj 2018

EF Tønderhus Bestyrelsesmøde

8. maj 2018 kl.19 hos Thomas (249C, 1.tv)

Fremmødte: Katrine Magnus Line Stine og Per    –    Fraværende Henriëtte og Vera

  1. Valg af dirigent og referent – Katrine og Thomas
  2. Konstituering af bestyrelsen efter den ordinære generalforsamlingen – Da Katrine nu er valgt som formand, kan hun ikke også være næstformand en ny skulle derfor vælges. De tilstedeværende medlemmer valgte Thomas som næstformand.
  3. Handlingsplan
    1. Martini 
      1. Status – Intet ny fra Martini. Den ellers igangsatte dialog efter formandskiftet sidste år, virker desværre til ikke at fortsætte med samme frekvens.
    2. Status vaskeri
      1. Byggetilladelse – Der kommer ikke længere spørgsmål tilbage fra kommunen, hvilket  kan indikere, at man nu er gået i gang med selve sagsbehandlingen. Vi håber på en snarlig afgørelse.
      2. Kommunikation med Viborg Laundry Service – Vi mangler stadig at få tømt det gamle vaskeri. Den defekte maskine er ikke fejlmeldt den sidste måneds tid, så det virker til at den endelig er fikset.
  4. Meddelelser / Information (kort)
    1. Formanden
      1. Nyt administrativ system
        1. Godkendelse af bilag til betaling mv – Der blev givet en gennemgang af dette, så alle bestyrelsesmedlemmer har styr på proceduren.
      2. Rengøringsaftale
        1. Vinduespudsning – De høje vinduer var stadig ikke blevet taget. Viceværten kontakter rengøringsfirmaet
        2. Rengøring af karme, ballustre, mv. – Det virker som om, de er blevet mere effektive på dette område efter sidste henvendelse.
    2. Viceværten
      1. Stigstrengeprojekt – Der er en lejlighed med nedsænkede lofter, der skal følges op på. Der var også en lejlighed med zink i vådrum. Dette bliver vi nødt til at se en byggetilladelse fra kommunen på, da der er stor tvivl om, hvor vidt det kan være en uhænsigtsmæssig konstruktion i et vådrum. Derudover virker det til at køre fornuftigt med projektet.
      2. Duer – Der har været et par bekymrede bemærkninger fra beboere. Bestyrelsen holder øje med situationen. Bliver det for slemt, skal vi måske have sat i gang i noget skadedyrsbekæmpelse. Under alle omstændigheder vil vi gerne fange problemet i opløbet.
      3. Cykelparkering (optimering) – Vi forlænger på eksisterende stativer. og tilføjer nye, hvor det kan lade sig gøre. Bestyrelsen undersøger om vi må pille hegn ned langs Borups Allé, for at etablere cykelparkering i de indhug dette vil efterlade.
        Samtidig igangsættes en ny cykeloprydning for at rydde lidt ud i de mange gamle hensatte cykler. Vi undersøger om der kan laves en mere optimal opmærkning, så vi undgår at enkelte personer mærker mange cykler op. Dette har tidligere resulteret i for mange ubrugte halvdefekte cykler i gården, hvor vi i forvejen har pladsmangel til netop cykler.
    3. Altanudvalget
      1. Indsamling af underskrifter til ekstraordinær generalforsamling – Der er indsamlet ca 1/3 del af ejerne på forslaget omkring stuen, og derfor vil det blive stillet som forslag på den ekstraordinære generalforsamling.
      2. Videre færd, hvis godkendelse på ekstraordinær generalforsamling – De der ønsker altan, vil skulle tilmeldes til projektet efterfølgende. Byggerådgiver og administrator kommer på banen i forhold til det byggetekniske, juridiske og økonomiske. Der vil løbende blive informeret om dette såfremt det bliver stemt igennem.
  5. Sager til debat
    1. Baseret på indkomne mails fra beboere
      1. Skift af kælderrum – Bestyrelsen vil tilbyde et bytte (Der er et ledigt rum, der dog ligger meget langt fra beboerens lejlighed) eller at de kan leje dette ekstra rum og bibeholde deres ejet.
    2. Baseret på indkomne mails fra bestyrelsen
      1. Den Urbane Have fremadrettet – Der blev snakket meget om at starte op på at flytte bilerne ud af gården og etablere afmærket parkering langs vejen ved tennisbanerne. Dette ville give mulighed for at flytte den Urbane have ind mod midten i stedet, og/eller lave en helt ny strategi for gården. Det blev besluttet at sætte gang i denne del af plan for gården. Dette kræver en godkendelse af kommunen, men de har før virket interesseret i netop denne løsning såfremt, vi overtog vedligeholdelsen af det omtalte stykke jord.
      2. Lydisolering over vaskeri – Bestyrelsen har forhørt sig hos fagfolk, der vurderer at lydisolering ikke vil afhjælpe problemet. Vi har haft nogle af dem ude at “lytte”, og de konstaterede herved det samme. Vi blev anbefalet at kigge på vibrationsdæmpende løsninger i stedet, da vibrationerne muligvis kunne være til gene. Man kan ikke fjerne disse vibrationer fuldstændigt, men man kan dæmpe disse til et forhåbentligt tåleligt niveau. Bestyrelsen vil derfor kigge nærmere på en sådan løsning.
      3. Hjemmeside vs. Probo – Vores nuværende hjemmeside kan i teorien udskiftes  helt af Probo løsningen med et par få mangler. Den største ulempe er, at hvis bestyrelsen vælger ny administrator en dag, så ejer Probo systemet og dermed også alt data. Samtidig skal brugerne logge sig på systemet for at modtage information, der nu ligger offentligt tilgængeligt. Bestyrelsen modtager en del forespørgsler fra bl.a. ejendomsmæglere, som de i dag kan findes på hjemmesiden. Dette ville ikke være tilgængeligt med løsningen fra Probo. Bestyrelsen besluttede derfor at fortsætte med vores nuværende løsning for nuværende, og så integrere de dele af Probo løsningen, der kan komplimentere vores nuværende løsning. Det vil være sig eksempelvis elektronisk indkaldelse, elektronisk tidsbestilling mm.
  6. Sager til beslutning
    1. Godkendelse af referat fra ordinær generalforsamling – Referatet blev godkendt med et par enkelte rettelser, som sendes til administrator.
    2. 2. etape af udskiftning af låse.  – Dette sættes i gang samtidig med de sidste 10 udvendige døre, der skal skiftes, så vi kan få sat nye låse i samtidig på alle “fælles” døre.
    3. Ventilation fra vaskeri – Der er valgt en leverandør og arbejdet påbegyndes af JSventilation, så snart godkendelsen kommer fra kommunen.
    4. Gårdstrategi i forlængelse af punkt 5. 1. 1. samt genetablering af legeplads – Genetableringen af legeplads afventer vi lige med, til vi når lidt længere med gårdstrategien. Dog er der allerede et par tanker omkring dette.
    5. Viceværtens opgaver (flyttes til næste møde)
    6. Ekstraordinær Generalforsamling 
      1. Afholdes torsdag d. 7 juni 2018 kl.18 i Sportscafeen Genforeningspladsen 54
      2. Dagsorden:
        1. 2. behandling altanforslag
        2. 2. behandling vedtægtsændringer
  7. Evt.
    Vi har indhentet tilbud på en vurdering af arbejdet på en facaderenovering. Disse blev gennemgået og det valgte igangsættes, så bestyrelsen endelig kan danne sig et overblik over den økonomiske situation i et sådan projekt.
  1. Kommende møder
    1. Bestyrelsesmøde – d. 12. juni 2018 kl.19.
    2. Ekstraordinær Generalforsamling 7. juni i Sportscafeen (Genforeningspladsen 54) kl.18

Bestyrelsesmøde 13 marts 2018

EF Tønderhus bestyrelsesmøde

13. marts 2018 kl.19 hos Thomas

Referat – Bestyrelsesmøde

Til stede: Vera, Magnus Katrine, Line og Thomas

  1. Valg af dirigent Katrine og referent Thomas
  2. Handlingsplan
    1. Martini
      1. Status – Ejer er blevet bedt om at indbetale et skyldigt beløb for containerleje, men der skal følges op på, om dette er sket, når den sidste aftale betalingsdato oprinder.
    2. Status vaskeri
      1. Serviceaftale/reklamation – Status har ikke ændret sig siden sidste møde, så bestyrelsen følger op på sagen. Specielt vil vi gerne forsøge maskinen, der bliver ved at fejle ombyttet, da den nu har været repareret flere gange uden succes.
      2. Påbud fra Kommunen – Der er sendt en ansøgning, og kommunen har fået svar på de spørgsmål de har haft til denne. Selve godkendelsen mangler dog stadig.
      3. Røgalarmer – De fremviste røgalarmer med batteri må  må godt bruges, da det kun er nybyg, der har krav til 230V, men dem med batteri anbefales ikke af sikkerhedsmæssige årsager. Bestyrelsen indhenter et tilbud, og får det budgetteret i vores langsigtede vedligeholdelsesplan.
  1. Meddelelser / Information (kort)
    1. Formanden
      1. Nøgleportalen – Dette er et nyt system, som viceværten kan bestille nøgler fra. Man kan afhente nøglen hos viceværten som vanligt, eller bestille den til levering direkte på adressen. Der skal dog påregnes et leveringsgebyr (137,5 kr), såfremt man benytter sig af levering til adressen som mulighed.
    2. Viceværten
      1. Ingen meddelelser
    3. Altanudvalget
      1. Status – Går videre med Kontech, da de matcher vores behov bedst. Beboermøde vil blive afholdt 5. april kl 18 i sportscaféen, så alle kan få nærmere information omkring dette. Kontech tager en altan med til fremvisning, så man kan få en fornemmelse af, hvad de leverer. Altan over karnap anbefaler Kontech at lave senere, evt. sammen med facaderenovering. Nærmere detaljer vil komme på selve mødet. 
  1. Sager til debat
    1. Baseret på indkomne mails fra beboere
      Lejekontrakt Borups Allé 249B, 3. th Lejekontrakt til godkendelse – Godkendt uden bemærkninger
      Godkendelse af ny hoveddør mod entre – Godkendes samtidig med at vi opdaterer vores retningslinjer for disse.
      Forespørgelse på brug/leje af kælderrum i gården – Pt er rummet i brug og kan ikke undværes. Samtidig kunne man forestille sig at bestyrelsen senere ville kunne bruge netop dette rum til fælles opbevaring eller aktiviteter, da det har indgang fra gården.
    2. Baseret på indkomne mails fra bestyrelsen
      Udvidelse af serviceaftale til at inkludere Ladcykler og trailer – Forslaget blev bragt på bane, da vi får flere og flere ladcykler i gården, men dermed også mindre plads til cykelparkering. Samtidig har vi stadig store problemer med byggeaffald, når folk renoverer. Dette ville give mulighed for at folk kunne komme på lossepladsen med deres affald, eller bruge det til andre formål. (Ind/udflytning, indkøb mm.) Dette blev dog ikke vedtaget, da bestyrelsen er bange for at administration af dette, vil være for besværlig. (Forsikringsskader, reparationer, mislighold af lejekontrakt mm.)
      Stigestrenge – Der var spørgsmål omkring hvem der stod for murearbejdet, da foreningen ikke har en fast tilknyttet til ejendommen. Det er dog aftalt med vores normale VVS’er, at de også sørger for evt. murearbejde. Dermed er vi dækket ind, når arbejdet går i gang.
  2. Sager til beslutning
    1. Leje af café til beboermøde – Dette vil koste Kr. 1.000,- og godkendes enstemmigt.
    2. Generalforsamling
      DEAS kan måske ikke overholde deadline for afslutning af regnskab, men vi håber på det bedste, og melder ud såfremt, hvis dette ikke kan overholdes.
      Der er aftalt et møde med Morten Hove (ny administrator) omkring generalforsamlingen.

      1. Budgetrevidering – Der blev gennemgået de seneste ændringer i forhold til budgettet.
      2. Beretning – Der er forsøgt at lave lidt mere levende gennemgang af årets begivenheder. Forhåbentlig giver det anledning til at lidt flere læser beretningen.
  3. Evt.
    Arbejdsfordeling – på næste møde vil et oplæg omkring viceværtens opgaver blive gennemgået og diskuteret.
  1. Kommende møder
    1. Beboermøde omkring altaner 5.april i Sportscafeen (Genforeningspladsen 54) kl.18
    2. General forsamling 17. april i Sportscafeen (Genforeningspladsen 54) kl.18