Bestyrelsesmøde den 22.10.2019 i Tønderhus

Bestyrelsesmøde den 22.10.2019 i Tønderhus

1. Info fra vicevært

Per er godt i gang med indsamling af umarkerede cykler. 

2. Stigestrengsprojekt, tidsfrister efterreparationer, økonomi

Projektet var færdigt den 14/10. Gennemgang den 21/10 for evt. fejl og mangler. 

Tom er blevet rykket flere gange og kommer snarest for at foretage de nødvendige efterreparationer. Rørene i gården vil blive afhentet snarest, så der igen er pænt og ryddeligt. 

3. Røgalarmer

Der er indhentet tilbud fra flere potentielle leverandører. Disse bliver gennemgået og vurderet før der træffes endelig beslutning.

4. Tilbud på varme- og vandmålere

Da vi ikke længere kan sidde lovkravet om individuelle vandmålere overhørigt, er processen med at indhente tilbud fra potentielle leverandører sat i gang. Da det er de samme selskaber, der udbyder varmemålere og aflæsning, undersøger vi, om der er økonomi i at udskiftet nuværende udtjente fordampningsmålere med nye, fjernaflæselige og mere præcise varmemålere.

5. Verserende sager

I forbindelse med den eventuelle gennemførelse af altanprojektet, bør de gamle automat-udluftere tilses med henblik på en eventuel reparation/udskiftning, så vi kan undgå opstartsproblemer, når fyringssæsonen går i gang og ikke mindst når ca. 50 radiatorer skal flyttes/fjernes i forbindelse med altanprojektets mulige gennemførelse.

Bestyrelsen besluttede at bede altanudvalget om at engagere sig i sagen med Ulf Steiness som kontaktperson.

6. Duer

Vi er i dialog med Rentokil og Naturstyrelsen.

7. GDPR-regler

Et bestyrelsesmedlem orienterede om de gældende regler.

8. Næste møde

26/11

Referat BM 10. September

Møde d. 10. september 2019 kl. 19:00

Til stede var formand og to bestyrelsesmedlemmer samt viceværten.

Bestyrelsen var dermed beslutningsdygtig

  1. Er der kommet svar fra KK ang. altaner?

Der er kommet svar, men KK har valgt at skulle bruge yderligere tid på at svare, da det er en bevaringsværdig facade.

2) Stigestrengsprojektet 

Forløber planmæssigt. 

I forbindelse med drøftelse af stigestrengsprojektet, drøftede bestyrelsen den lovpligtige montering af vandmålere, som skal finde sted, når stigestrengsprojektet er afsluttet, da dispensationen fra Københavns Kommune da udløber.

3) Røgalarmer

Opsættelse af røgalarmer blev drøftet igen, og bestyrelsen besluttede at indhente tilbud på opsættelse af to alarmer på henholdsvis for- og bagtrapper i alle opgange.

4) Hennings kloak ang. hul ved porten

Hullet er blevet inspiceret, og årsagen til skaden er ved at blive undersøgt nærmere forud for en reparation.

Der vil dog hurtigst muligt blive banket op og derefter lappet.

5) Cykel oprydning og stativer

Dette er sat i værk og der bliver sat yderligere 2 stativer op ud mod Borups Allé 

6) Kommende havemøbler

Der vil fremadrettet ikke blive repareret på pallemøblerne, men der vil løbende blive indkøbt havemøbler som erstatning, når de nuværende ikke længere kan bruges.

Referat fra BM 13. august

Møde d. 13. august 2019 kl. 19:00

Til stede var formand og to bestyrelsesmedlemmer  samt en suppleant og viceværten.

Bestyrelsen var dermed beslutningsdygtig

1.Varanda med råd

Beboeren har konstateret, at der muligvis på grund af tilstopning af foreningens installationer eller rør, er sket rådskade i træværk på verandaen.

Bestyrelsen diskuterede spørgsmålet om, hvem der skal bære omkostningen for at reparere skaden. Bestyrelsen besluttede at tilbyde beboeren at slå halv skade, hvis arbejdet udføres indenfor den beløbsramme, der er aftalt.

2. Vandskade

Bestyrelsen drøftede et indmeldt problem med fugt i en lejlighed. Forholdet bliver nærmere undersøgt.

3. Cykelstativer samt kommende cykeloprydning/indsamling

Ejerforeningen har et problem med at der findes adskillige cykler på matriklen, som er blevet efterladt ,og som er uden ejer. 

Bestyrelsen besluttede at der skal laves en mærkningsordning, hvor vicevært stiller strips el.lign. til rådighed til mærkning af beboernes cykler. Beboerne bliver varslet i ordentlig tid om dette tiltag. De cykler på ejendommen, der ikke er korrekt mærket, bliver indsamlet med henblik på afskaffelse.

4.Stigestrenge 

Bestyrelsen har noteret sig, at der muligvis er adskillige lejligheder, hvor der er uhensigtsmæssige, slidte eller deciderede ulovlige installationer (VVS/el/m.v.).

Bestyrelsen besluttede, at opfordre til – evt. via hjemmesiden – at nye købere altid rådfører sig med de håndværksfirmaer, der i forvejen er tilknyttet ejendommen eller en byggesagkyndig. Bestyrelsen besluttede at bede administrator undersøge nærmere, hvilke muligheder der juridisk er for at kunne have et pligtigt tilsyn i forbindelse med salg.

5. Gennemgang af bagtrapper

Bestyrelsen drøftede en fremtidig gennemgang af alle bagtrapper i forbindelse med en eventuel kommende renovering.

6. Evt. brandmur i den længste kældergang

Bestyrelsen drøftede det forhold, at der er lang gangafstand på den ene langside i kælderen. Der er tidligere indhentet tilbud på en brandmur med en branddør til at sektionere kælderen bedre. For i første omgang ikke at belaste økonomien unødigt, besluttede bestyrelsen i første omgang at indhente tilbud på røgalarmer, der kunne monteres på både for- og bagtrapper.

7. Vandopsamleren

Bestyrelsen har besluttet, at vandopsamleren fjernes, da der siver vand ind i fundamentet på bygningen. Og Østblik er sat på opgaven med at montere nyt nedløbsrør.

8. Hul i asfalten ved porten ved den urbane have blir større og større

Flere har konstateret, at hullet i asfalten ved den urbane have bliver stadigt større. Per tager fat i Hennings Kloakservice for at få skaden udbedret og samtidig undersøge, om det er en garantisag.

Referat 9. juli 2019

Til referat
Mødet blev afholdt tirsdag d. 9. juli 2019 kl. 19:00 i bestyrelseslokalet.
Bestyrelsen var fuldtalligt til stede (formand og fire bestyrelsesmedlemmer).

Derudover var EF Tønderhus’ vicevært til stede. Fraværende var begge suppleanter.
1.    Referat fra sidste møde
Referatet blev godkendt på mødet.

2.    Veranda / råd / murværk 235 F, st. tv.
Vicevært orienterede om at han og murer har inspiceret en fugtskade, der er anmeldt på adressen. Det kan konstateres at der har været en skade, dog er der umiddelbart ingen bekymring for varig skade på murværket, især da der er en låge til at foretage udluftning.
Bestyrelsen besluttede at der på baggrund af forsikringsselskabets inspektion og ejerforeningens egen inspektion ikke skal foretages yderligere reparationer på ejendommens murværk, ligesom der henstilles til at beboeren sørger for udluftning til murværket gennem den lem der findes i verandaen, jf. murerens anbefalinger.

3.    Altaner
Et bestyrelsesmedlem orienterede om status på altanprojektet. Altanleverandøren har meddelt bestyrelsen, at de forventer at have en godkendelse på altanprojektet i august 2019, men at dette er forbundet med stor usikkerhed grundet forhold i Københavns Kommunes forvaltning.

4.    Duer, hvad er der sket, hvad skal der ske
Naturstyrelsen, Københavns Kommune og Rentokil har vejledt bestyrelsen i reglerne der gælder for indfangningen af byduer med risiko for bifangst af ringduer uden for jagtsæson.
Der foreligger en politianmeldelse på ejerforeningen og rentokil for metoden for indfangningen af duer.
Indfangningen af duerne er stoppet pr. 27. juni 2019
Bestyrelsen besluttede at indfangningen af byduer skal igangsættes med bur, når jagtsæsonen på ringduer er åben til efterår/vinter. I forbindelse med opstarten på indfangningen overvejer bestyrelsen at afholde et informations/beboermøde i gården eller lignende, hvor beboere har mulighed for at spørge ind til indfangningen.
Naturstyrelsen foreslog, at de to høje fyrretræer fældes, samt at busken over renovationsskuret studses, for at forebygge redebygning for duer fremover.
Bestyrelsen besluttede at busken over affaldsskuret skal studses både med det formål at pleje det, men også med den sideeffekt at det afskrækker byduer. Der er behov for at hyre en professionel, da det kræver arbejde i højden og specialudstyr.

5.    GF-referat
Bestyrelsen drøftede generalforsamlingsreferatet og godkendte det på mødet.

6.    Sommerfest
Bestyrelsen drøftede sommerfesten, som et enkelt bestyrelsesmedlem er tovholder på. Der er kommet to tilmeldte til at hjælpe med at arrangere sommerfesten.
Bestyrelsen har besluttet at afsætte maksimalt 10.000 kr. af til afholdelse af sommerfesten.

7.    Det halve træ
Bestyrelsen besluttede at det halve træ bliver fældet; dette ved ejerforeningens vicevært.
Bestyrelsen besluttede at der skal findes en måde for beboerne i ejerforeningen at stemme om de to andre nåletræer i ejerforeningen skal fældes eller ej.  Bestyrelsesformanden har fået opgaven med at spørge ejendomsadministrationen om en måde at foretage en afstemning på.

8.    Stigestrenge opstart 6/8
Bestyrelsesformanden orienterede om at der er blevet varslet opstart af stigestrengsprojekt til beboerne 237-235A tv.

9.    Opsamling fra bestyrelsens drøftelse torsdag d. 20. juni 2019
Bestyrelsen drøftede tiltaget med dueindfangning i burer og den varsling som en beboer og Dansk Ornitologisk Forening har givet på at politianmelde ejerforeningen. Bestyrelsen besluttede at et bestyrelsesmedlem skulle kontakte de relevante myndigheder og skadedyrsbekæmper for at kortlægge de regler, der gælder for området for at tilsikre at indfangelsen er lovlig.
Bestyrelsen drøftede forholdet om suppleanternes rettigheder i bestyrelsen som kom op på sidste møde.
Bestyrelsen drøftede vandskaden i 233B, 3th.

10.    Nyt fra vicevært
Vicevært orienterede om at der er bestilt 32 cykelstativer.
Vicevært har konstateret at der er behov for at lappe hullerne i facaden ud fra det gamle Martinis skilte.
Vicevært orienterede om en potentiel vandskade i 235F som bestyrelsen ikke har kendskab til.

11.    Eventuelt
Bestyrelsen drøftede at der er observeret adskillige varevogne i de sidste mange måneder, der er parkeret ulovligt.
Et bestyrelsesmedlem orienterede viceværten om at der er behov for at fjerne blade, der samler sig ved trappeopgangenes fuger.
Et bestyrelsesmedlem orienterede om behov for at afholde omkostninger til vedligeholdelse af gårdmiljøets møbler.

12.    Dato for næste møde
Der er aftalt bestyrelsesmøde d. 13. august 2019 kl. 19.

Referat fra bestyrelsesmødet 2. maj

Bestyrelsesmøde kl. 19:30 torsdag d. 2. maj 2019

Bestyrelsen var fuldtalligt til stede (formand og 4 bestyrelsesmedlemmer) samt 1 suppleant.
Derudover var EF Tønderhus’ tidligere formand og et bestyrelsesmedlem til stede

1.    Overlevering fra tidligere bestyrelse
Den afgående formand og bestyrelsesmedlem berettede om tidligere kutyme og oplyste om diverse emner til den nye bestyrelse.

2.    Bestyrelsens sammensætning og opgaver jf. ejerforeningens vedtægter
Bestyrelsen har besluttet hvilke bestyrelsesmedlemmer, der er skrevet op til et bestemt antal år jf. vedtægterne.

3.    Sager til beslutning
a.Beslutning taget om at godkende flytning af en bagtrappedør i en lejlighed i stueetagen.
b.Beslutning taget om at godkende en tilsendt lejekontrakt.

4.    Næste bestyrelsesmøde
Tirsdag d. 11. juni 2019 kl. 19:00

Bestyrelsesmøde 12. februar 2019 referat

EF Tønderhus Bestyrelsesmøde

Til stede: 4 medlemmer, 1 suppleant og viceværten –  Fraværende: 1 suppleant og 1 medlem

  1. Valg af dirigent (Katrine) og referent (Thomas)
  2. Handlingsplan
    Ingen nævneværdige ting.
  3. Meddelelser / Information (kort)
    1. Formanden – Der kommer til at ske udskiftninger i bestyrelsen bl.a. pga. fraflytninger. Derfor vil bestyrelsen opfordre til at alle interesserede stiller op.
    2. Ødelagt fortov – Vi får fat i entreprenør, da kommunen anbefalede foreningen dette frem for at lade regningen komme direkte fra dem. Den løsning ville nemlig øge omkostningerne for opgaven.
    3. Radon hos institutioner – Kommunen tjekker for radon hos institutioner der lejer i foreningen. Dette vil ske uden nogle andre ejere bliver berørt.
    4. Altaner – Der er kommet en tilbagemelding fra kommunen på altanerne, og der er indsendt en revidering af ansøgningen.
  4. Viceværten
    1. Branddørstilbud – Vedligeholdsesplan opdateres med branddørstilbud i kældergangen.
    2. Vandskade konstateret – Der er problemer med at finde fejlkilden til utætheder. Det er foreslået at få en uvildig rådgiver på, der kan konstatere hvor fejlen ligger.
  5. Sager til debat
    1. Baseret på indkomne mails fra beboere
  • En beboer har en anden ejendom og ønsker at bruge samme nøgle til denne. Dette vil skabe præcedens for at alle andre beboere også skal have lov til at få samme lås og nøgle til sommer hus mv. Dette kan derfor skabe unødvendig meget arbejde for bestyrelsen eller viceværten. Det vedtages enstemmigt at sige nej til dette.
  1. Baseret på indkomne mails fra bestyrelsen – Ingen nævneværdige mails i denne omgang.
  2. Sager til beslutning
  • Tilbud på hovedtrapper LED lys på resterende 13 opgange. Prisen findes fornuftig og inden for det budgeterede. Tilbuddet vedtages enstemmigt igennem.
  1. Evt.
  • Der er lavet budgetforslag og vi har forhørt om en dato for generalforsamling. Der er ikke nogen tilbagemelding for nuværende.
  • Varsling omkring oprydning i kældergange skal laves, da der igen står mange ting i noglekældergange.
  1. Kommende møder
  • Bestyrelsesmøde – Tirsdag d. 12/03 kl. 18.30 i mødelokalet

Bestyrelsesmøde 14. november 2018 kl.19:30

EF Tønderhus Bestyrelsesmøde

14. november 2018 kl.19:30 i Bestyrelsesrummet

Til stede: 4 medlemmer, 1 suppleant og viceværten –  Fraværende: 1 suppleant og 1 medlem

  1. Valg af dirigent (Katrine) og referent (Thomas)
  2. Handlingsplan
    Tømning af gamle vaskeri er nu sket.
    Sletning af mails efter et år kan gøres via. indstilling i mailprogram.
  3. Meddelelser / Information (kort)
    1. Formanden
      Der kommer til at ske udskiftninger i bestyrelsen bl.a. pga. fraflytninger. Derfor vil bestyrelsen opfordre til at alle interesserede stiller op.
    2. Viceværten
      1. Status ventilation
        Mangel på komponent har forsinket en del, men skulle snart kunne færdiggøres
      2. Status stigestrengeprojekt
        Der mangler lidt småting, men ellers er projektet stort set færdigt.
      3. Styring af varmepumpe.
        Nogle beboere, synes ikke at radiatorerne er varme. Bestyrelsen laver et skriv i forhold til den nye varmestyring, der er behov for at forklare at den nye styring opfører sig anderledes.
        Internet til styringen er bestilt, og denne forbindelse, skal samtidig give adgang til internet i mødelokalet.
    3. GDPR 
  4. Sager til debat
    1. Baseret på indkomne mails fra beboere
      1. Grantræ samt julebelysning
        Det besluttes at få tilbud på træfældning af det ene træ, der har fået kappet toppen.
        Julelysene skal rekvireres fra beboeren, der har indkøbt disse, og derefter opsættes i træerne omkring den ene parkeringsplads.
    2. Baseret på indkomne mails fra bestyrelsen
      Cykelparkering ved facaden bliver der indhentet tilbud på, da en frivillige indsats kommer til at tage en del tid før projektet kan stå færdigt.
  5. Sager til beslutning
  6. Evt.
    Det er observeret at nogle beboere hælder mere vand i maskinerne under et program. Dette kan i værste fald ødelægge maskinerne, og bør derfor undgås. Viceværten laver et skriv til ophængning i vaskeriet.
  1. Kommende møder
    1. Bestyrelsesmøde – Onsdag d. 12/12 kl. 19.30 i mødelokalet

Referat fra bestyrelsesmøde 12. september

12. september 2018 kl.19:30 hos Thomas

Til stede: Magnus, Line, Stine, Thomas og Katrine (Per)
Fraværende: Vera og Henriette

  1. Valg af dirigent og referent – Katrine valgt som dirigent og Thomas valgt som referent
  2. Handlingsplan – Handlingsplanen gennemgåes. Automatisk sletning af data i forhold til GDPR skal undersøges videre. Nye ventilationsrør til tørretumblere i vaskeriet er igangsat
  3. Meddelelser / Information (kort)
    1. Formanden
      1. Økonomiopdaterring – For indeværende regnskabsår følger foreningens økonomi på nuværende tidspunkt det vedtagende budget.
    2. Viceværten
      1. Status ventilation – Opstartes i denne uge, og forventes at vare en uges tid eller to
      2. Status stigestrengeprojekt – Håndværkerne er ved at isolere rør, og er nu ved at være i mål.
        Hverken vicevært håndværkere eller bestyrelse, har interesse i at lukke for vandet for vandet, så bestyrelsen finder det ærgerligt, at der ikke er forståelse fra nogle beboere i en situation, der ikke er selvforskyldt.
        Alle beboere opfordres i øvrigt til at rense blandingsbatterier og cisterner, hvis de oplever problemer i forbindelse med udskiftning af stigestrenge.
    3. Altaner – 51 tilmeldte. Administrator har kontrakt til gennemsyn i forhold til det juridiske aspekt. Administrator har desværre lavet en fejl i forhold til Velux løsningen. De pågældende beboere er blevet oplyst herom.
      Altanfirmaet er i gang med at tegne til en ansøgning hos kommunen. Det er derudover besluttet at lave 3 fags cafédøre i kvistene. Der kan være en lille forsinkelse allerede, fordi kommunen på nuværende tidspunkt er mere forsinkede end normalt.
  4. Sager til debat
    1. Baseret på indkomne mails fra beboere – Alle indkomne mails har været spørgsmål beboerne har kunnet finde svar på på hjemmesiden. Vi kan derfor kun opfordrer til, at man lige kigger på hjemmesiden, og evt. bruger dens søgefunktion, da man her kan finde svar på mange af de spørgsmål bestyrelsen tit får.
    2. Baseret på indkomne mails fra bestyrelsen – Ingen input herfra i denne omgang.
  5. Sager til beslutning
      1. Styring til varmt vand – En ny styring er nødvendig – og enstemmigt godkendt, men viceværten undersøger om der findes noget uden så meget fjernkontrol, da dette ikke er nødvendigt. 
      2. Reparation af brønde – Blandt andet er asfalten omkring en brønd ved den ene port faldet sammen. Dette besluttes udbedret.
      3. Trappetrin i gården – Der er 5, der skal fuldstændigt renoveres og 20, der trænger til småreparationer. Dette sættes i gang under forudsætning, at de 20 først sættes i gang næste budgetår.
  6. Evt. – Netværk for bestyrelser i ejerforening er kontaktet, og EF Tønderhus er nu en del af dette netværk.
  1. Kommende møder
    1. Bestyrelsesmøde – d. 10. oktober 2018 kl.19:30 i bestyrelselokalet

Bestyrelsesmøde 14. august 2018

EF Tønderhus Bestyrelsesmøde 14. august 2018

Referat.

Til stede: Thomas, Katrine, Line, Magnus, Stine og Per. Fraværende: Henriette og Vera

  1. Valg af dirigent og referent – Katrine valgt som dirigent og Thomas valgt som referent.
  2. Handlingsplan – Handlingsplanen gennemgåes. Punkter i forhold  til GDPR skal opdateres på mailen.
    Vaskeri ventilation projekt opstartes, og et par tvivlsspørgsmål skal opklares inden den endelige igangsætning. Efter anbefaling vil der også blive monteret vibrationsdæmpende materiale under maskinerne, som gerne skulle afhjælpe de værste støjgener opstået pga. vibrationer
    . Ydermere, vil det blive evalueret om støjisolering i loftet vil kunne afhjælpe yderligere. 
  3. Meddelelser / Information (kort)
    1. Formanden – Intet nyt at berette
    2. Viceværten:
      1. Storskraldscontainer – En ekstra container ønskes til afskaffelse af diverse effekter, og denne vedtages bestilt
      2. Status stigestrengeprojekt – Er stort set færdig. Pt udbedres fejl og mangler
      3. Tilbud til justering af varmepumpen er ikke kommet, og vi  rykker for dette.
    3. Festudvalg (Line) – Arrangementets omfang blev gennemgået, og bestyrelsen ser frem til endnu en god sommerfest.
    4. Altaner (Katrine)
      1. General status – Der er overordnet godt styr på forløbet og nok tilmeldte. Der opsættes et møde med byggesagkyndig, administrator og altanleverandør, for at få styr på detaljer samt underskrevet kontrakt. 
      2. Drop-in møde – Dette forløb godt, og spørgsmål fra beboerne blev besvaret.
      3. Tilmeldinger – Der er allerede samlet nok tilmeldinger, og flere er undervejs.
    5. Vaskeri (Magnus) – Varsling af det begyndende arbejde nævnt i handlingsplanen foreligger, så snart vi har de sidste detaljer på plads.
    6. GDPR (Vera) – Et par punkter blev gennemgået, men en mere detaljeret gennemgang vil finde sted på næste bestyrelsesmøde.
  4. Sager til debat
    1. Baseret på indkomne mails fra beboere
      1. Reparation af vindue – Der bliver sendt et svar til beboeren omkring dette.
      2. Fugt/mug i kælder – I forhold til beskrivelsen fra beboeren, anses dette ikke at være et problem i forhold til, hvad der normalt må forventes i et kælderrum.
      3. Godkendelse af lejekontrakt – Dette godkendes af bestyrelsen uden anmærkninger.
      4. Ændring af nye døre – Disse døre er bestilt og bestillingen kan ikke ændres længere.
    2. Baseret på indkomne mails fra bestyrelsen
      1. Optimering af cykelparkering – Der er igangsat en prøve opsætning på stykket ud mod Borups Allé.
      2. Toppen trimmet på træ – Dette er ikke et arbejde bestilt af bestyrelsen eller gårdudvalget. Derfor må dette anses som en enkelt beboers selvbestaltede projekt, hvilket bestyrelsen tager afstand fra. Bestyrelsen vil opfordre til at man som beboer altid tager kontakt til bestyrelsen, såfremt man har ønsker om ændringer til de nuværende faciliteter, så vi kan lade det indgå i den plan, der er lagt for ejendommen.
  5. Sager til beslutning
    1. Tilbud ”biler ud af gård” – Tegningerne blev gennemgået, og det blev enstemmigt vedtaget at gå videre til godkendelse hos Kommunen.
    2. Tilbud nye cylindre til resterende samt nye døre – Tilbud blev gennemgået og vedtaget.
    3. Maling af porte – Portene trænger efter graffitirensning og det vedtages at få malet disse, så de ikke tager for meget skade hen over vinteren.
    4. Netværk for bestyrelser i ejerforening – Det blev vedtaget at indgå i dette netværk, da det ikke havde nogle økonomiske omkostninger, og ser ud til at vi kan indhente viden/erfaringer fra andre foreninger.
  6. Evt. – Ingen punkter i denne omgang
  1. Kommende møder
    1. Bestyrelsesmøde – d. 12. september 2018 kl.19.30 i bestyrelseslokalet (eller Thomas).