Bestyrelsesmøde 14. august 2018

EF Tønderhus Bestyrelsesmøde 14. august 2018

Referat.

Til stede: Thomas, Katrine, Line, Magnus, Stine og Per. Fraværende: Henriette og Vera

  1. Valg af dirigent og referent – Katrine valgt som dirigent og Thomas valgt som referent.
  2. Handlingsplan – Handlingsplanen gennemgåes. Punkter i forhold  til GDPR skal opdateres på mailen.
    Vaskeri ventilation projekt opstartes, og et par tvivlsspørgsmål skal opklares inden den endelige igangsætning. Efter anbefaling vil der også blive monteret vibrationsdæmpende materiale under maskinerne, som gerne skulle afhjælpe de værste støjgener opstået pga. vibrationer
    . Ydermere, vil det blive evalueret om støjisolering i loftet vil kunne afhjælpe yderligere. 
  3. Meddelelser / Information (kort)
    1. Formanden – Intet nyt at berette
    2. Viceværten:
      1. Storskraldscontainer – En ekstra container ønskes til afskaffelse af diverse effekter, og denne vedtages bestilt
      2. Status stigestrengeprojekt – Er stort set færdig. Pt udbedres fejl og mangler
      3. Tilbud til justering af varmepumpen er ikke kommet, og vi  rykker for dette.
    3. Festudvalg (Line) – Arrangementets omfang blev gennemgået, og bestyrelsen ser frem til endnu en god sommerfest.
    4. Altaner (Katrine)
      1. General status – Der er overordnet godt styr på forløbet og nok tilmeldte. Der opsættes et møde med byggesagkyndig, administrator og altanleverandør, for at få styr på detaljer samt underskrevet kontrakt. 
      2. Drop-in møde – Dette forløb godt, og spørgsmål fra beboerne blev besvaret.
      3. Tilmeldinger – Der er allerede samlet nok tilmeldinger, og flere er undervejs.
    5. Vaskeri (Magnus) – Varsling af det begyndende arbejde nævnt i handlingsplanen foreligger, så snart vi har de sidste detaljer på plads.
    6. GDPR (Vera) – Et par punkter blev gennemgået, men en mere detaljeret gennemgang vil finde sted på næste bestyrelsesmøde.
  4. Sager til debat
    1. Baseret på indkomne mails fra beboere
      1. Reparation af vindue – Der bliver sendt et svar til beboeren omkring dette.
      2. Fugt/mug i kælder – I forhold til beskrivelsen fra beboeren, anses dette ikke at være et problem i forhold til, hvad der normalt må forventes i et kælderrum.
      3. Godkendelse af lejekontrakt – Dette godkendes af bestyrelsen uden anmærkninger.
      4. Ændring af nye døre – Disse døre er bestilt og bestillingen kan ikke ændres længere.
    2. Baseret på indkomne mails fra bestyrelsen
      1. Optimering af cykelparkering – Der er igangsat en prøve opsætning på stykket ud mod Borups Allé.
      2. Toppen trimmet på træ – Dette er ikke et arbejde bestilt af bestyrelsen eller gårdudvalget. Derfor må dette anses som en enkelt beboers selvbestaltede projekt, hvilket bestyrelsen tager afstand fra. Bestyrelsen vil opfordre til at man som beboer altid tager kontakt til bestyrelsen, såfremt man har ønsker om ændringer til de nuværende faciliteter, så vi kan lade det indgå i den plan, der er lagt for ejendommen.
  5. Sager til beslutning
    1. Tilbud ”biler ud af gård” – Tegningerne blev gennemgået, og det blev enstemmigt vedtaget at gå videre til godkendelse hos Kommunen.
    2. Tilbud nye cylindre til resterende samt nye døre – Tilbud blev gennemgået og vedtaget.
    3. Maling af porte – Portene trænger efter graffitirensning og det vedtages at få malet disse, så de ikke tager for meget skade hen over vinteren.
    4. Netværk for bestyrelser i ejerforening – Det blev vedtaget at indgå i dette netværk, da det ikke havde nogle økonomiske omkostninger, og ser ud til at vi kan indhente viden/erfaringer fra andre foreninger.
  6. Evt. – Ingen punkter i denne omgang
  1. Kommende møder
    1. Bestyrelsesmøde – d. 12. september 2018 kl.19.30 i bestyrelseslokalet (eller Thomas).