Bestyrelsesmøde 13. juni 2018

EF Tønderhus Bestyrelsesmøde

13. juni 2018 kl.19 

Til stede: Katrine, Thomas, Vera, Magnus (Per).  Fraværende: Line, Stine, Henriette

Dagsorden

  1. Valg af dirigent og referent – Katrine vælges til dirigent og Thomas til referent
  2. Handlingsplan – Denne gennemgåes kort og der er ikke nye bemærkninger
  3. Meddelelser / Information (kort)
    1. Formanden
      1. Økonomi – For indeværende regnskabsår følger foreningsøkonomi på nuværende tidspunkt det vedtagende budget.
    2. Viceværten
      1. Feriemelding – Viceværten hænger info op om sommerferievarsel Bestyrelsen får til ansvar at sørge for sorteringscontainerne i ferieperioden.
      2. Røgalarmer – Er kommet på vores vedligeholdelseplan plan med prisestimat.
      3. Elektronisk p-kontrol – Dette er ikke aktuelt for foreningen for nuværende
    3. GDPR – Der blev givet en gennemgang af, hvad det betyder for foreningen, efter at have deltaget på et møde omhandlende GDPR arrangeret af vores administrator. Der følges op på, hvad det har af betydning i forhold til samarbejde med vores hostning partner og vores administrator hjemmeside.
  4. Sager til debat
    1. Baseret på indkomne mails fra beboere
      1. Tilladelse til lejekontrakt – Denne gives på betingelse af indbetaling af depositum til administrator.
      2. Ekstra Kælderrum – En beboer vil gerne bytte sit kælderrum. Det ekstra rum der er foreslået, er udset til formål til gavn for alle beboere, da det er af en betydelig størrelse og beskaffenhed. Bestyrelsen besluttede i samme ombæring at sætte prisen ned på de små/lave rum, og tilbyder disse billige rum som alternativ.
      3. Trappe ned til kælder repareres? Det besluttes at indhente tilbud, og er allerede tænkt med i  vedligeholdelsesplanen for ejendommen.
      4. Udvidelse terrasse – Tilladelse fra kommunen skal indhentes og forelægges for bestyrelsen samt melding for færdiggørelsen. Så frem disse ting er i orden, ser vi ikke nogen hindring fra bestyrelsen for at ønsket kan efterkommes.
    2. Baseret på indkomne mails fra bestyrelsen
      1. Månedlig ”Vidste Du..?” – Dette blev foreslået som et tiltag til vores allerede eksisterende information på hjemmesiden. Dette ses som en mulighed for at belyse aktuelle emner, og vil kræve en del administration fra bestyrelsens side, men det vedtages at lave en prøveordning i nærmere fremtid.
      2. Optimering af cykelparkering
        1. Cykelparkering under 249E i kælderen – Det vedtages at få undersøgt, hvad der kan lade sig gøre i forhold til at få lavet et cykelrum i hjørnet under 249E, hvor der er en åben plads i kældergangen. Samtidig vil vi forsøge at indhente tilbud på en sådan løsning.
        2. Fjerne hegn langs Alléen – Der er allerede en undersøgelse i gang hos kommunen. Idéen er at inddrage pladsen til cykelparkering med et par buske/træer omkring, så vi får en praktisk anvendelse ud af de områder, der i dag er meget medtagede.
      3. Fjernelse af børnehavens cykler – Det vedtages at kontakte børnehaven, da vi har store problemer med at få plads til de mange cykler, og vi ikke kan have en enkelt “beboer” i ejendommen, der fylder halvdelen af det største cykelrum foreningen stiller til rådighed.
      4. Lås og hegn på skraldeskur – Det blev besluttet ikke at gå videre med dette, på trods af at man godt kunne se nogle fordele i dette. Det blev dog vurderet at ulemper, som folk der glemmer nogler og stiller skrald uden for rummet mm, ikke retfærdiggjorde at bruge penge på dette for nuværende. Samtidig er det muligt at skuret skal have en større overhaling inden for en overskuelig fremtid.
      5. Etablering af festudvalg – For at det ikke kun er bestyrelsen, der skal bestemme omkring sommerfest, besluttedes det at lave et opslag omkring et festudvalg, så vi kan få arrangeret en sommerfest igen i år.
  5. Sager til beslutning
    1. Tilbud ”biler ud af gård” – Der er tidligere indhentet tilbud og det mest relevante blev gennemgået for bestyrelsen og besluttet igangsat.
    2. Viceværtens opgaver – Der blev gennemgået et forslag til en arbejdsbeskrivelse, der skal gøre det nemmere for viceværten, fremtidige bestyrelser og beboere at overskue hvilke ansvarsområder, der rent faktisk ligger hos viceværten, bestyrelse og beboere.
  6. Evt.
  1. Kommende møder
    1. Bestyrelsesmøde – d. 14. august 2018 kl.19