EF Tønderhus Bestyrelsesmøde 8. maj 2018

EF Tønderhus Bestyrelsesmøde

8. maj 2018 kl.19 hos Thomas (249C, 1.tv)

Fremmødte: Katrine Magnus Line Stine og Per    –    Fraværende Henriëtte og Vera

  1. Valg af dirigent og referent – Katrine og Thomas
  2. Konstituering af bestyrelsen efter den ordinære generalforsamlingen – Da Katrine nu er valgt som formand, kan hun ikke også være næstformand en ny skulle derfor vælges. De tilstedeværende medlemmer valgte Thomas som næstformand.
  3. Handlingsplan
    1. Martini 
      1. Status – Intet ny fra Martini. Den ellers igangsatte dialog efter formandskiftet sidste år, virker desværre til ikke at fortsætte med samme frekvens.
    2. Status vaskeri
      1. Byggetilladelse – Der kommer ikke længere spørgsmål tilbage fra kommunen, hvilket  kan indikere, at man nu er gået i gang med selve sagsbehandlingen. Vi håber på en snarlig afgørelse.
      2. Kommunikation med Viborg Laundry Service – Vi mangler stadig at få tømt det gamle vaskeri. Den defekte maskine er ikke fejlmeldt den sidste måneds tid, så det virker til at den endelig er fikset.
  4. Meddelelser / Information (kort)
    1. Formanden
      1. Nyt administrativ system
        1. Godkendelse af bilag til betaling mv – Der blev givet en gennemgang af dette, så alle bestyrelsesmedlemmer har styr på proceduren.
      2. Rengøringsaftale
        1. Vinduespudsning – De høje vinduer var stadig ikke blevet taget. Viceværten kontakter rengøringsfirmaet
        2. Rengøring af karme, ballustre, mv. – Det virker som om, de er blevet mere effektive på dette område efter sidste henvendelse.
    2. Viceværten
      1. Stigstrengeprojekt – Der er en lejlighed med nedsænkede lofter, der skal følges op på. Der var også en lejlighed med zink i vådrum. Dette bliver vi nødt til at se en byggetilladelse fra kommunen på, da der er stor tvivl om, hvor vidt det kan være en uhænsigtsmæssig konstruktion i et vådrum. Derudover virker det til at køre fornuftigt med projektet.
      2. Duer – Der har været et par bekymrede bemærkninger fra beboere. Bestyrelsen holder øje med situationen. Bliver det for slemt, skal vi måske have sat i gang i noget skadedyrsbekæmpelse. Under alle omstændigheder vil vi gerne fange problemet i opløbet.
      3. Cykelparkering (optimering) – Vi forlænger på eksisterende stativer. og tilføjer nye, hvor det kan lade sig gøre. Bestyrelsen undersøger om vi må pille hegn ned langs Borups Allé, for at etablere cykelparkering i de indhug dette vil efterlade.
        Samtidig igangsættes en ny cykeloprydning for at rydde lidt ud i de mange gamle hensatte cykler. Vi undersøger om der kan laves en mere optimal opmærkning, så vi undgår at enkelte personer mærker mange cykler op. Dette har tidligere resulteret i for mange ubrugte halvdefekte cykler i gården, hvor vi i forvejen har pladsmangel til netop cykler.
    3. Altanudvalget
      1. Indsamling af underskrifter til ekstraordinær generalforsamling – Der er indsamlet ca 1/3 del af ejerne på forslaget omkring stuen, og derfor vil det blive stillet som forslag på den ekstraordinære generalforsamling.
      2. Videre færd, hvis godkendelse på ekstraordinær generalforsamling – De der ønsker altan, vil skulle tilmeldes til projektet efterfølgende. Byggerådgiver og administrator kommer på banen i forhold til det byggetekniske, juridiske og økonomiske. Der vil løbende blive informeret om dette såfremt det bliver stemt igennem.
  5. Sager til debat
    1. Baseret på indkomne mails fra beboere
      1. Skift af kælderrum – Bestyrelsen vil tilbyde et bytte (Der er et ledigt rum, der dog ligger meget langt fra beboerens lejlighed) eller at de kan leje dette ekstra rum og bibeholde deres ejet.
    2. Baseret på indkomne mails fra bestyrelsen
      1. Den Urbane Have fremadrettet – Der blev snakket meget om at starte op på at flytte bilerne ud af gården og etablere afmærket parkering langs vejen ved tennisbanerne. Dette ville give mulighed for at flytte den Urbane have ind mod midten i stedet, og/eller lave en helt ny strategi for gården. Det blev besluttet at sætte gang i denne del af plan for gården. Dette kræver en godkendelse af kommunen, men de har før virket interesseret i netop denne løsning såfremt, vi overtog vedligeholdelsen af det omtalte stykke jord.
      2. Lydisolering over vaskeri – Bestyrelsen har forhørt sig hos fagfolk, der vurderer at lydisolering ikke vil afhjælpe problemet. Vi har haft nogle af dem ude at “lytte”, og de konstaterede herved det samme. Vi blev anbefalet at kigge på vibrationsdæmpende løsninger i stedet, da vibrationerne muligvis kunne være til gene. Man kan ikke fjerne disse vibrationer fuldstændigt, men man kan dæmpe disse til et forhåbentligt tåleligt niveau. Bestyrelsen vil derfor kigge nærmere på en sådan løsning.
      3. Hjemmeside vs. Probo – Vores nuværende hjemmeside kan i teorien udskiftes  helt af Probo løsningen med et par få mangler. Den største ulempe er, at hvis bestyrelsen vælger ny administrator en dag, så ejer Probo systemet og dermed også alt data. Samtidig skal brugerne logge sig på systemet for at modtage information, der nu ligger offentligt tilgængeligt. Bestyrelsen modtager en del forespørgsler fra bl.a. ejendomsmæglere, som de i dag kan findes på hjemmesiden. Dette ville ikke være tilgængeligt med løsningen fra Probo. Bestyrelsen besluttede derfor at fortsætte med vores nuværende løsning for nuværende, og så integrere de dele af Probo løsningen, der kan komplimentere vores nuværende løsning. Det vil være sig eksempelvis elektronisk indkaldelse, elektronisk tidsbestilling mm.
  6. Sager til beslutning
    1. Godkendelse af referat fra ordinær generalforsamling – Referatet blev godkendt med et par enkelte rettelser, som sendes til administrator.
    2. 2. etape af udskiftning af låse.  – Dette sættes i gang samtidig med de sidste 10 udvendige døre, der skal skiftes, så vi kan få sat nye låse i samtidig på alle “fælles” døre.
    3. Ventilation fra vaskeri – Der er valgt en leverandør og arbejdet påbegyndes af JSventilation, så snart godkendelsen kommer fra kommunen.
    4. Gårdstrategi i forlængelse af punkt 5. 1. 1. samt genetablering af legeplads – Genetableringen af legeplads afventer vi lige med, til vi når lidt længere med gårdstrategien. Dog er der allerede et par tanker omkring dette.
    5. Viceværtens opgaver (flyttes til næste møde)
    6. Ekstraordinær Generalforsamling 
      1. Afholdes torsdag d. 7 juni 2018 kl.18 i Sportscafeen Genforeningspladsen 54
      2. Dagsorden:
        1. 2. behandling altanforslag
        2. 2. behandling vedtægtsændringer
  7. Evt.
    Vi har indhentet tilbud på en vurdering af arbejdet på en facaderenovering. Disse blev gennemgået og det valgte igangsættes, så bestyrelsen endelig kan danne sig et overblik over den økonomiske situation i et sådan projekt.
  1. Kommende møder
    1. Bestyrelsesmøde – d. 12. juni 2018 kl.19.
    2. Ekstraordinær Generalforsamling 7. juni i Sportscafeen (Genforeningspladsen 54) kl.18