EF Tønderhus Bestyrelsesmøde 8. maj 2018

EF Tønderhus Bestyrelsesmøde

8. maj 2018 kl.19 hos Thomas (249C, 1.tv)

Fremmødte: Katrine Magnus Line Stine og Per    –    Fraværende Henriëtte og Vera

  1. Valg af dirigent og referent – Katrine og Thomas
  2. Konstituering af bestyrelsen efter den ordinære generalforsamlingen – Da Katrine nu er valgt som formand, kan hun ikke også være næstformand en ny skulle derfor vælges. De tilstedeværende medlemmer valgte Thomas som næstformand.
  3. Handlingsplan
    1. Martini 
      1. Status – Intet ny fra Martini. Den ellers igangsatte dialog efter formandskiftet sidste år, virker desværre til ikke at fortsætte med samme frekvens.
    2. Status vaskeri
      1. Byggetilladelse – Der kommer ikke længere spørgsmål tilbage fra kommunen, hvilket  kan indikere, at man nu er gået i gang med selve sagsbehandlingen. Vi håber på en snarlig afgørelse.
      2. Kommunikation med Viborg Laundry Service – Vi mangler stadig at få tømt det gamle vaskeri. Den defekte maskine er ikke fejlmeldt den sidste måneds tid, så det virker til at den endelig er fikset.
  4. Meddelelser / Information (kort)
    1. Formanden
      1. Nyt administrativ system
        1. Godkendelse af bilag til betaling mv – Der blev givet en gennemgang af dette, så alle bestyrelsesmedlemmer har styr på proceduren.
      2. Rengøringsaftale
        1. Vinduespudsning – De høje vinduer var stadig ikke blevet taget. Viceværten kontakter rengøringsfirmaet
        2. Rengøring af karme, ballustre, mv. – Det virker som om, de er blevet mere effektive på dette område efter sidste henvendelse.
    2. Viceværten
      1. Stigstrengeprojekt – Der er en lejlighed med nedsænkede lofter, der skal følges op på. Der var også en lejlighed med zink i vådrum. Dette bliver vi nødt til at se en byggetilladelse fra kommunen på, da der er stor tvivl om, hvor vidt det kan være en uhænsigtsmæssig konstruktion i et vådrum. Derudover virker det til at køre fornuftigt med projektet.
      2. Duer – Der har været et par bekymrede bemærkninger fra beboere. Bestyrelsen holder øje med situationen. Bliver det for slemt, skal vi måske have sat i gang i noget skadedyrsbekæmpelse. Under alle omstændigheder vil vi gerne fange problemet i opløbet.
      3. Cykelparkering (optimering) – Vi forlænger på eksisterende stativer. og tilføjer nye, hvor det kan lade sig gøre. Bestyrelsen undersøger om vi må pille hegn ned langs Borups Allé, for at etablere cykelparkering i de indhug dette vil efterlade.
        Samtidig igangsættes en ny cykeloprydning for at rydde lidt ud i de mange gamle hensatte cykler. Vi undersøger om der kan laves en mere optimal opmærkning, så vi undgår at enkelte personer mærker mange cykler op. Dette har tidligere resulteret i for mange ubrugte halvdefekte cykler i gården, hvor vi i forvejen har pladsmangel til netop cykler.
    3. Altanudvalget
      1. Indsamling af underskrifter til ekstraordinær generalforsamling – Der er indsamlet ca 1/3 del af ejerne på forslaget omkring stuen, og derfor vil det blive stillet som forslag på den ekstraordinære generalforsamling.
      2. Videre færd, hvis godkendelse på ekstraordinær generalforsamling – De der ønsker altan, vil skulle tilmeldes til projektet efterfølgende. Byggerådgiver og administrator kommer på banen i forhold til det byggetekniske, juridiske og økonomiske. Der vil løbende blive informeret om dette såfremt det bliver stemt igennem.
  5. Sager til debat
    1. Baseret på indkomne mails fra beboere
      1. Skift af kælderrum – Bestyrelsen vil tilbyde et bytte (Der er et ledigt rum, der dog ligger meget langt fra beboerens lejlighed) eller at de kan leje dette ekstra rum og bibeholde deres ejet.
    2. Baseret på indkomne mails fra bestyrelsen
      1. Den Urbane Have fremadrettet – Der blev snakket meget om at starte op på at flytte bilerne ud af gården og etablere afmærket parkering langs vejen ved tennisbanerne. Dette ville give mulighed for at flytte den Urbane have ind mod midten i stedet, og/eller lave en helt ny strategi for gården. Det blev besluttet at sætte gang i denne del af plan for gården. Dette kræver en godkendelse af kommunen, men de har før virket interesseret i netop denne løsning såfremt, vi overtog vedligeholdelsen af det omtalte stykke jord.
      2. Lydisolering over vaskeri – Bestyrelsen har forhørt sig hos fagfolk, der vurderer at lydisolering ikke vil afhjælpe problemet. Vi har haft nogle af dem ude at “lytte”, og de konstaterede herved det samme. Vi blev anbefalet at kigge på vibrationsdæmpende løsninger i stedet, da vibrationerne muligvis kunne være til gene. Man kan ikke fjerne disse vibrationer fuldstændigt, men man kan dæmpe disse til et forhåbentligt tåleligt niveau. Bestyrelsen vil derfor kigge nærmere på en sådan løsning.
      3. Hjemmeside vs. Probo – Vores nuværende hjemmeside kan i teorien udskiftes  helt af Probo løsningen med et par få mangler. Den største ulempe er, at hvis bestyrelsen vælger ny administrator en dag, så ejer Probo systemet og dermed også alt data. Samtidig skal brugerne logge sig på systemet for at modtage information, der nu ligger offentligt tilgængeligt. Bestyrelsen modtager en del forespørgsler fra bl.a. ejendomsmæglere, som de i dag kan findes på hjemmesiden. Dette ville ikke være tilgængeligt med løsningen fra Probo. Bestyrelsen besluttede derfor at fortsætte med vores nuværende løsning for nuværende, og så integrere de dele af Probo løsningen, der kan komplimentere vores nuværende løsning. Det vil være sig eksempelvis elektronisk indkaldelse, elektronisk tidsbestilling mm.
  6. Sager til beslutning
    1. Godkendelse af referat fra ordinær generalforsamling – Referatet blev godkendt med et par enkelte rettelser, som sendes til administrator.
    2. 2. etape af udskiftning af låse.  – Dette sættes i gang samtidig med de sidste 10 udvendige døre, der skal skiftes, så vi kan få sat nye låse i samtidig på alle “fælles” døre.
    3. Ventilation fra vaskeri – Der er valgt en leverandør og arbejdet påbegyndes af JSventilation, så snart godkendelsen kommer fra kommunen.
    4. Gårdstrategi i forlængelse af punkt 5. 1. 1. samt genetablering af legeplads – Genetableringen af legeplads afventer vi lige med, til vi når lidt længere med gårdstrategien. Dog er der allerede et par tanker omkring dette.
    5. Viceværtens opgaver (flyttes til næste møde)
    6. Ekstraordinær Generalforsamling 
      1. Afholdes torsdag d. 7 juni 2018 kl.18 i Sportscafeen Genforeningspladsen 54
      2. Dagsorden:
        1. 2. behandling altanforslag
        2. 2. behandling vedtægtsændringer
  7. Evt.
    Vi har indhentet tilbud på en vurdering af arbejdet på en facaderenovering. Disse blev gennemgået og det valgte igangsættes, så bestyrelsen endelig kan danne sig et overblik over den økonomiske situation i et sådan projekt.
  1. Kommende møder
    1. Bestyrelsesmøde – d. 12. juni 2018 kl.19.
    2. Ekstraordinær Generalforsamling 7. juni i Sportscafeen (Genforeningspladsen 54) kl.18

Bestyrelsesmøde 13 marts 2018

EF Tønderhus bestyrelsesmøde

13. marts 2018 kl.19 hos Thomas

Referat – Bestyrelsesmøde

Til stede: Vera, Magnus Katrine, Line og Thomas

  1. Valg af dirigent Katrine og referent Thomas
  2. Handlingsplan
    1. Martini
      1. Status – Ejer er blevet bedt om at indbetale et skyldigt beløb for containerleje, men der skal følges op på, om dette er sket, når den sidste aftale betalingsdato oprinder.
    2. Status vaskeri
      1. Serviceaftale/reklamation – Status har ikke ændret sig siden sidste møde, så bestyrelsen følger op på sagen. Specielt vil vi gerne forsøge maskinen, der bliver ved at fejle ombyttet, da den nu har været repareret flere gange uden succes.
      2. Påbud fra Kommunen – Der er sendt en ansøgning, og kommunen har fået svar på de spørgsmål de har haft til denne. Selve godkendelsen mangler dog stadig.
      3. Røgalarmer – De fremviste røgalarmer med batteri må  må godt bruges, da det kun er nybyg, der har krav til 230V, men dem med batteri anbefales ikke af sikkerhedsmæssige årsager. Bestyrelsen indhenter et tilbud, og får det budgetteret i vores langsigtede vedligeholdelsesplan.
  1. Meddelelser / Information (kort)
    1. Formanden
      1. Nøgleportalen – Dette er et nyt system, som viceværten kan bestille nøgler fra. Man kan afhente nøglen hos viceværten som vanligt, eller bestille den til levering direkte på adressen. Der skal dog påregnes et leveringsgebyr (137,5 kr), såfremt man benytter sig af levering til adressen som mulighed.
    2. Viceværten
      1. Ingen meddelelser
    3. Altanudvalget
      1. Status – Går videre med Kontech, da de matcher vores behov bedst. Beboermøde vil blive afholdt 5. april kl 18 i sportscaféen, så alle kan få nærmere information omkring dette. Kontech tager en altan med til fremvisning, så man kan få en fornemmelse af, hvad de leverer. Altan over karnap anbefaler Kontech at lave senere, evt. sammen med facaderenovering. Nærmere detaljer vil komme på selve mødet. 
  1. Sager til debat
    1. Baseret på indkomne mails fra beboere
      Lejekontrakt Borups Allé 249B, 3. th Lejekontrakt til godkendelse – Godkendt uden bemærkninger
      Godkendelse af ny hoveddør mod entre – Godkendes samtidig med at vi opdaterer vores retningslinjer for disse.
      Forespørgelse på brug/leje af kælderrum i gården – Pt er rummet i brug og kan ikke undværes. Samtidig kunne man forestille sig at bestyrelsen senere ville kunne bruge netop dette rum til fælles opbevaring eller aktiviteter, da det har indgang fra gården.
    2. Baseret på indkomne mails fra bestyrelsen
      Udvidelse af serviceaftale til at inkludere Ladcykler og trailer – Forslaget blev bragt på bane, da vi får flere og flere ladcykler i gården, men dermed også mindre plads til cykelparkering. Samtidig har vi stadig store problemer med byggeaffald, når folk renoverer. Dette ville give mulighed for at folk kunne komme på lossepladsen med deres affald, eller bruge det til andre formål. (Ind/udflytning, indkøb mm.) Dette blev dog ikke vedtaget, da bestyrelsen er bange for at administration af dette, vil være for besværlig. (Forsikringsskader, reparationer, mislighold af lejekontrakt mm.)
      Stigestrenge – Der var spørgsmål omkring hvem der stod for murearbejdet, da foreningen ikke har en fast tilknyttet til ejendommen. Det er dog aftalt med vores normale VVS’er, at de også sørger for evt. murearbejde. Dermed er vi dækket ind, når arbejdet går i gang.
  2. Sager til beslutning
    1. Leje af café til beboermøde – Dette vil koste Kr. 1.000,- og godkendes enstemmigt.
    2. Generalforsamling
      DEAS kan måske ikke overholde deadline for afslutning af regnskab, men vi håber på det bedste, og melder ud såfremt, hvis dette ikke kan overholdes.
      Der er aftalt et møde med Morten Hove (ny administrator) omkring generalforsamlingen.

      1. Budgetrevidering – Der blev gennemgået de seneste ændringer i forhold til budgettet.
      2. Beretning – Der er forsøgt at lave lidt mere levende gennemgang af årets begivenheder. Forhåbentlig giver det anledning til at lidt flere læser beretningen.
  3. Evt.
    Arbejdsfordeling – på næste møde vil et oplæg omkring viceværtens opgaver blive gennemgået og diskuteret.
  1. Kommende møder
    1. Beboermøde omkring altaner 5.april i Sportscafeen (Genforeningspladsen 54) kl.18
    2. General forsamling 17. april i Sportscafeen (Genforeningspladsen 54) kl.18

Referat fra bestyrelsesmøde 12. februar 2018

EF Tønderhus bestyrelsesmøde

12. februar 2018 kl.19 hos Magnus

Dagsorden – Bestyrelsesmøde
Til stede: Magnus, Katrine, Thomas og Per
Fraværende: Vera og Line

  1. Valg af dirigent og referent – Katrine og Thomas
  2. Handlingsplan
    1. Martini
      1. Status? Konto nummer til betaling af manglende faktura på container bestilling indhentet hos DEAS. Der mangler et korrekt bilag til videresendelse, men mail ligger klar til afsendelse.
    2. Status vaskeri
      1. Serviceaftale: Forkerte installationer plus maskine der fejler periodisk, gør at bestyrelsen lige afventer med en accept af denne. Bestyrelsen følger samtidig op på den maskine der ikke fungerer periodisk hos leverandøren af denne. Samtidig følger bestyrelsen op i forhold til ventilation og tilladelser, der ikke er hænger sammen med kommunens krav.
      2. Påbud fra Kommunen: Bestyrelsen har deadline onsdag 14-02-2018 og vi har hentet  tilbud på 3 forskellige løsninger, hvoraf 2 var udtræk mod gården. Bestyrelsen valgte den løsning mod gården med det tyndeste rør, som vi forventer er nemmest at få godkendelse til, som samtidigt har en meget støjsvag ventilator, så beboerne i nærheden ikke skal døje med flere støjgener.
      3. Dialogmøde: Bestyrelsen fik forklaret, at de har handlet i god tro under hele forløbet, og har på ingen måde intentioner om at genere beboere i ejendommen. Der blev forklaret, at kommunen har givet et påbud i forhold til aftræk fra tørretumblerne, hvor bestyrelsen er ved at finde den bedste løsning på dette problem. Rådgivning fra både håndværkere og kommune har været misinformerende, og derfor er vi havnet med denne ubehagelige sag, der har påvirket både bestyrelsen og de resterende beboere, der var mødt op.
        Herefter gik det over i en samtale med beboerne omkring den dialog, der foregår både i forhold til at kontakte bestyrelsen og beboernes egen side på Facebook. Der blev belyst en del problematikker og løsningsforslag, som bestyrelsen vil forsøge at arbejde videre med. Bestyrelsen fik samtidig forklaret, at bestyrelsen altid er klar til dialog og svare på spørgsmål, men for beboernes egen skyld, skal der sendes en mail til bestyrelsen, da alle medlemmer på den måde er indraget i sagen. Samtidig sikrer vi at alle informationer er intakte, når bestyrelsen tager bestik af sagen. Generelt var det et godt møde med virkelig gode inputs fra de fremmødte.
  3. Meddelelser / Information (kort)
    1. Formanden
      1. Ny administrator: Der er nu løbende kommunikation med vores nye kontaktperson, der skal overtage fra den gamle administrator DEAS. De er i gang med at få alle arkiverede ting fra vores gamle administrator. Rent praktisk fortsætter vi med den gamle administrator til 30. marts.
        Der er også et nyt IT-system tilknyttet vores løsning hos den nye administrator. Mange af disse er allerede dækket af vores nuværende hjemmeside, men vi kan måske med fordel integrerer en del af det nye system. Dog skal vi være opmærksomme på, at vi ikke nødvendigvis kan få data ud af deres system på en nem måde ved valg af en ny administrator i fremtiden.
      2. Generalforsamling: Denne vil blive afholdt den 17. april klokken 18 i sportscaféen på Genforeningspladsen. En repræsentant fra den nye administrator kommer og deltager på mødet.
    2. Viceværten:
      – Skilte til kælderrum er kommet, og vil blive sat på de ekstra rum løbende. To af de ekstra kælderrum mangler at blive redegjort for. Dog har vi fået kontakt til den ene nu, så vi håber dette også sker med det sidste hurtigt.

      – Kælderrum og vaskekort betalinger blev opgjort, og videresendt til administrator.
      –  Viceværten har prøvebestilt en kasse af Bioposer. Da der er begrænset levetid på disse, vælger vi at se det som en forsøgsordning. Hvis vi ikke får afsat nok poser, vil viceværten ikke bestille for eftertiden, men henvise beboerne til kommunens hjemmeside, som bestyrelsen allerede har gjort det på vores egen hjemmeside.
      – Faldstamme i 245, 2. th. der lækker. Den er svær at komme til, og Østblik skal ud og kigge på den.
    3. Altanudvalget – Bestyrelsen gennemgik det opslag som udvalget har lagt på hjemmesiden. Bestyrelsen glæder sig til at høre mere om dette i nærmere fremtid.
  4. Sager til debat
    1. Baseret på indkomne mails fra beboere – Ingen indkomne mails fra beboere af en karakter, der krævede behandling eller beslutning.
    2. Baseret på indkomne mails fra bestyrelsen – Ingen indkomne mails fra bestyrelsen til behandling i denne omgang.
  5. Sager til beslutning
    1. Vaskeri
      1. Ventilation mv: Bestyrelsen afventer nu godkendelse fra kommunen på den tidligere diskuterede løsning, før vi kan gå videre med tilbuddet. Bestyrelsen afventer samtidigt godkendelse af budget fra generalforsamlingen.
    2. Generalforsamling
      1. Budget revideres?
        Et opdateret budgetforslag vil blive gennemgået på næste møde, og vil selvfølgelig blive præsenteret for beboerne på generalforsamlingen.
      2. Beretning – Bestyrelsen skriver et afsnit ind omkring vaskerisagen, skift af administrator og i forhold til dialog. Dette blev besluttet på baggrund af den senere tids begivenheder.
      3. Forslag fra bestyrelsen – Vi kommer ikke med nogle deciderede forslag, men vil forsøge at belyse de efterhånden store omkostninger ved at nogle beboere ikke deltager på lige fod med andre i forhold til at overholde ordensregler, skille sig af med affald mm.
  6. Evt.
    Ingen ting under eventuelt i denne omgang.
  1. Kommende møder
    1. Bestyrelsesmøde – d. 13. marts kl.19 hos Thomas
    2. General forsamling 17. april i Sportscafeen (Genforeningspladsen 54) kl.18